หลักประกันการเสนอราคา e-GP คืออะไร ธุรกิจต้องเตรียมอย่างไรก่อนยื่นประกวด

หลักประกันการเสนอราคา คืออะไร

หลักประกันการเสนอราคา คือหลักประกันที่ผู้ประกอบการต้องวางให้แก่คณะกรรมการจัดซื้อจัดจ่าง เพื่อค้ำประกันว่าผู้เสนอราคาจะอยู่ในกระบวนการจัดซื้อจนถึงการเปิดข้อเสนอและพิจารณาผลอย่างจริงจัง หากผู้ประกอบการเสนอราคาแล้วถอนตัว ปฏิเสธการเข้าสัญญา หรือไม่ส่งเอกสารที่จำเป็นภายในระยะเวลาที่กำหนด หน่วยงานรัฐมีสิทธิ์ระงับหรือเรียกรับหลักประกันนั้นเป็นทรัพย์สินของหน่วยงาน หลักประกันการเสนอราคาจึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่ป้องกันการเสนอราคาเล่นๆ และช่วยให้หน่วยงานรัฐมั่นใจว่าผู้เสนอราคามีความตั้งใจจริงในการเข้าร่วมกระบวนการจัดซื้อ

ทำไมหลักประกันการเสนอราคาจึงสำคัญใน e-GP

ในระบบ e-GP การเสนอราคาเป็นไปแบบอิเล็กทรอนิกส์ คณะกรรมการไม่ได้พบผู้เสนอราคาตัวต่อตัว จึงต้องพึ่งหลักประกันเพื่อให้มั่นใจว่าผู้เสนอมีอำนาจและความตั้งใจจริง ถ้าไม่มีหลักประกัน ผู้ประกอบการอาจเสนอราคาจำนวนมากเพื่อทดสอบตลาดโดยไม่ตั้งใจส่งมอบจริง ทำให้หน่วยงานสูญเสียเวลาและงบประมาณในการประกวดซ้ำ นอกจากนี้หลักประกันยังเป็นเครื่องมือกรองผู้ประกอบการที่ไม่พร้อมจะเข้าร่วม เพราะถ้าบริษัทไม่สามารถจัดหาหลักประกันได้ แสดงว่าอาจไม่พร้อมที่จะรับงานขนาดนั้นจริง

ประเภทหลักประกันการเสนอราคาในระบบ e-GP

หลักประกันการเสนอราคาในระบบ e-GP แบ่งเป็น 2 ประเภทหลัก ประการแรกคือเงินสด ผู้ประกอบการนำเงินสดมาวางที่หน่วยงานหรือโอนเข้าบัญชีที่หน่วยงานกำหนด แล้วนำหลักฐานการชำระมาแนบในระบบ e-GP ประการที่สองคือหนังสือค้ำประกันธนาคาร (Bank Guarantee) ซึ่งเป็นเอกสารจากธนาคารพาณิชย์ที่รับรองว่าจะจ่ายเงินให้หน่วยงานรัฐตามวงเงินที่ระบุ หากผู้ประกอบการผิดสัญญา หนังสือค้ำประกันมีระยะเวลากำหนดเอง ต้องไม่หมดอายุก่อนวันที่หน่วยงานกำหนด นอกจากนี้บางโครงการยังยอมรับหนังสือค้ำประกันจากบริษัทประกันวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME) ที่เข้าร่วมโครงการของกรมสนับสนุนบริการวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม

อัตราหลักประกันการเสนอราคา กำหนดเท่าใด

อัตราหลักประกันการเสนอราคากำหนดเป็นจำนวนเต็มในอัตราร้อยละของวงเงินงบประมาณที่ตั้งประกวด ตามประกาศคณะกรรมการกลั่นกรองการพิจารณามาตรการทางการค้า หนังสือเวียน ที่ สพ. 1002/1551 ลงวันที่ 30 ธันวาคม 2567 กำหนดอัตราหลักประกันการเสนอราคาสำหรับงานจัดซื้อจัดจ่างภาครัฐดังนี้ วงเงินไม่เกิน 900,000 บาท ไม่ต้องวางหลักประกัน วงเงินเกิน 900,000 บาท แต่ไม่เกิน 50 ล้านบาท วางหลักประกันร้อยละ 2 วงเงินเกิน 50 ล้านบาท วางหลักประกันร้อยละ 1 การกำหนดอัตราเป็นจำนวนเต็มเสมอ ถ้าคำนวณแล้วได้เศษ ให้ปัดขึ้นเป็นจำนวนเต็มบาท

วงเงินที่ไม่ต้องวางหลักประกัน

สำหรับโครงการที่มีวงเงินไม่เกิน 900,000 บาท หน่วยงานรัฐไม่กำหนดให้ผู้เสนอราคาต้องวางหลักประกันการเสนอราคา ทั้งนี้เพื่อลดอุปสรรคสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่อาจไม่สามารถจัดหาหนังสือค้ำประกันได้ แต่ผู้เสนอราคายังต้องเตรียมเอกสารอื่นให้ครบ เช่น หนังสือรับรองบริษัท ทะเบียนพาณิชย์ ใบเสนอราคา และเอกสารระบุสเป็กสินค้า สำหรับวิธีเฉพาะเจาะจงที่วงเงินไม่เกิน 900,000 บาท ก็ไม่ต้องวางหลักประกันเช่นกัน

วิธีคำนวณหลักประกันการเสนอราคา

การคำนวณหลักประกันการเสนอราคาทำได้โดยนำวงเงินงบประมาณที่ตั้งประกวดคูณด้วยอัตราร้อยละที่กำหนด ตัวอย่างเช่น โครงการประกวดราคาซื้อคอมพิวเตอร์งบประมาณ 5,000,000 บาท อัตราหลักประกันร้อยละ 2 คำนวณได้ 5,000,000 x 0.02 = 100,000 บาท ตัวอย่างที่ 2 โครงการก่อสร้างอาคารงบประมาณ 80,000,000 บาท อัตราหลักประกันร้อยละ 1 คำนวณได้ 80,000,000 x 0.01 = 800,000 บาท ตัวอย่างที่ 3 โครงการซื้อเครื่องมือแพทย์งบ 30,000,000 บาท อัตราร้อยละ 2 คำนวณได้ 30,000,000 x 0.02 = 600,000 บาท ผู้ประกอบการควรคำนวณล่วงหน้าเพื่อเตรียมหลักประกันให้ทันเวลายื่นข้อเสนอ

วิธีวางหลักประกันในระบบ e-GP

ขั้นตอนการวางหลักประกันในระบบ e-GP มีดังนี้ ขั้นแรก อ่านประกาศและเอกสารประกวดราคาว่ากำหนดประเภทและอัตราหลักประกันเท่าใด ขั้นที่สอง หากเป็นเงินสด ให้นำเงินไปวางที่หน่วยงานหรือโอนเข้าบัญชีที่กำหนด แล้วเก็บใบเสร็จหรือหลักฐานการชำระ ขั้นที่สาม หากเป็นหนังสือค้ำประกันธนาคาร ให้ติดต่อธนาคารที่บริษัทมีบัญชีเพื่อขอออกหนังสือค้ำประกัน โดยนำเอกสารประกวดราคา วงเงิน อัตรา และวันที่ต้องไม่หมดอายุไปแสดง ขั้นที่สี่ เข้าระบบ e-GP แล้วอัปโหลดไฟล์หลักประกันในส่วนที่ระบบกำหนด ขั้นที่ห้า ตรวจสอบว่าระบบแสดงสถานะวางหลักประกันเรียบร้อยแล้วก่อนยื่นข้อเสนอ ขั้นที่หก ยื่นข้อเสนอภายในกำหนดเวลา

หนังสือค้ำประกันธนาคาร ต้องระบุอะไรบ้าง

หนังสือค้ำประกันธนาคารที่ใช้เป็นหลักประกันการเสนอราคาในระบบ e-GP ต้องระบุข้อมูลสำคัญดังนี้ ชื่อและที่อยู่ของหน่วยงานที่ออกประกาศเป็นผู้รับประโยชน์ ชื่อบริษัทผู้เสนอราคาเป็นผู้ค้ำประกัน วงเงินค้ำประกันต้องไม่น้อยกว่าอัตราที่กำหนด วันที่ออกหนังสือ วันที่หมดอายุ ซึ่งต้องไม่ก่อนวันที่หน่วยงานกำหนด ชื่อโครงการและเลขที่ประกาศที่อ้างถึง ข้อความระบุว่าธนาคารจะจ่ายเงินตามวงเงินให้แก่หน่วยงานเมื่อได้รับแจ้งเป็นหนังสือ ลายมือชื่ตำแหน่งของผู้มีอำนาจและเจ้าหน้าที่ธนาคาร และตราประทับของธนาคาร ถ้าข้อมูลใดไม่ครบหรือไม่ตรงกับประกาศ คณะกรรมการอาจไม่รับหลักประกัน

ระยะเวลาหมดอายุของหลักประกัน

หนังสือค้ำประกันธนาคารต้องไม่หมดอายุก่อนวันที่หน่วยงานกำหนด โดยทั่วไปกำหนดให้หมดอายุไม่ก่อนวันที่ 90 หรือ 120 วันนับจากวันปิดรับข้อเสนอ เพื่อให้ครอบคลุมระยะเวลาการพิจารณา การเปิดข้อเสนอ และการรอผล บางโครงการที่มีการพิจารณายาวนาน เช่น งานก่อสร้างขนาดใหญ่ อาจกำหนดให้หลักประกันไม่หมดอายุก่อน 180 วัน ผู้ประกอบการต้องตรวจสอบจากเอกสารประกวดราคาของแต่ละโครงการ ถ้าหนังสือค้ำประกันหมดอายุก่อนวันที่กำหนด ระบบ e-GP จะไม่ยอมรับและข้อเสนอจะถูกตัดสิทธิ์

เอกสารที่ต้องเตรียมพร้อมกับหลักประกัน

นอกจากหลักประกันการเสนอราคาแล้ว ผู้ประกอบการต้องเตรียมเอกสารอื่นให้ครบ ได้แก่ หนังสือรับรองบริษัทจากกระทรวงพาณิชย์ไม่เกิน 6 เดือน ทะเบียนพาณิชย์หรือใบจดทะเบียนนิติบุคคล หนังสือแต่งตั้งตัวแทนจำหน่าย (ถ้ามี) แคตตาล็อกสินค้า ใบรับรองมาตรฐาน เช่น อย. มอก. ISO หนังสือรับประกันสินค้า รายการเปรียบเทียบสเป็ก ใบเสนอราคา และเอกสารอื่นที่กำหนดใน TOR การเตรียมเอกสารไม่ครบหรือเตรียมผิดเป็นเหตุผลที่ทำให้ข้อเสนอถูกตัดสิทธิ์บ่อยที่สุด แม้หลักประกันจะถูกต้องแต่เอกสารอื่นไม่ครบก็ไม่สามารถเข้าร่วมพิจารณาได้

ตัวอย่างประกาศ e-GP ที่กำหนดหลักประกันการเสนอราคา

ตัวอย่างชื่อโครงการและวงเงินหลักประกันที่พบได้จริงในระบบ e-GP ได้แก่ ประกวดราคาซื้อพร้อมติดตั้งระบบกล้องวงจรปิด งบ 3,500,000 บาท หลักประกัน 70,000 บาท ประกวดราคาซื้อเครื่องมือแพทย์สำหรับโรงพยาบาล งบ 15,000,000 บาท หลักประกัน 300,000 บาท ประกวดราคาก่อสร้างอาคารเรียน งบ 65,000,000 บาท หลักประกัน 650,000 บาท ประกวดราคาซื้อคอมพิวเตอร์สำหรับโรงเรียน งบ 4,200,000 บาท หลักประกัน 84,000 บาท ประกวดราคาจ้างเหมาบริการทำความสะอาด งบ 8,000,000 บาท หลักประกัน 160,000 บาท ประกวดราคาซื้อรถพยาบาล งบ 3,200,000 บาท หลักประกัน 64,000 บาท ประกวดราคาติดตั้งระบบเครือข่ายไอที งบ 12,500,000 บาท หลักประกัน 250,000 บาท ประกวดราคาซื้อยาและวัสดุการแพทย์ประจำปี งบ 45,000,000 บาท หลักประกัน 900,000 บาท ประกวดราคาซ่อมแซมอาคารสำนักงาน งบ 7,500,000 บาท หลักประกัน 150,000 บาท ประกวดราคาซื้ออุปกรณ์ห้องปฏิบัติการวิทยาศาสตร์ งบ 6,800,000 บาท หลักประกัน 136,000 บาท

ขั้นตอนเตรียมหลักประกันก่อนยื่นข้อเสนอ

ขั้นตอนมีดังนี้ 1 อ่านประกาศและเอกสารประกวดราคาให้ครบทุกหน้า 2 ตรวจสอบวงเงินงบประมาณและอัตราหลักประกันที่กำหนด 3 คำนวณวงเงินหลักประกัน 4 เลือกประเภทหลักประกันที่สะดวก (เงินสดหรือหนังสือค้ำประกัน) 5 หากเลือกเงินสด ให้ไปวางที่หน่วยงานหรือโอนและเก็บหลักฐาน 6 หากเลือกหนังสือค้ำประกัน ให้ติดต่อธนาคารทันทีเพราะใช้เวลา 1-3 วันทำการ 7 ตรวจสอบวันหมดอายุของหนังสือค้ำประกันให้ครอบคลุมระยะเวลาที่กำหนด 8 อัปโหลดไฟล์หลักประกันในระบบ e-GP 9 ตรวจสอบสถานะวางหลักประกันเรียบร้อย 10 ยื่นข้อเสนอก่อนหมดเวลา

Checklist ก่อนยื่นข้อเสนอพร้อมหลักประกัน

Checklist มีดังนี้ วงเงินหลักประกันถูกต้องตามอัตราที่กำหนด ประเภทหลักประกันตรงกับที่ประกาศกำหนด หนังสือค้ำประกันระบุชื่อหน่วยงานและโครงการถูกต้อง วันหมดอายุของหนังสือค้ำประกันไม่ก่อนวันที่กำหนด ไฟล์หลักประกันที่อัปโหลดชัดเจนและอ่านได้ สถานะในระบบ e-GP แสดงว่าวางหลักประกันแล้ว เอกสารอื่นที่ต้องใช้พร้อมและถูกต้อง วันและเวลายื่นข้อเสนอยังไม่หมด และมีเวลาเพียงพอในการตรวจสอบข้อผิดพลาดก่อนกำหนด

ข้อควรระวังเกี่ยวกับหลักประกันการเสนอราคา

ข้อควรระวังมีดังนี้ ประการแรก อย่าให้หนังสือค้ำประกันหมดอายุก่อนวันที่กำหนด เพราะระบบจะตัดสิทธิ์ทันที ประการที่สอง ตรวจสอบชื่อหน่วยงานในหนังสือค้ำประกันให้ตรงกับประกาศทุกตัวอักษร ประการที่สาม หากใช้เงินสด ให้เก็บใบเสร็จหรือหลักฐานการโอนไว้เป็นหลักฐาน ประการที่สี่ อย่าอัปโหลดไฟล์ที่มัดติดหรือลายน้ำจนอ่านยาก เพราะคณะกรรมการอาจไม่รับ ประการที่ห้า ถ้าโครงการเลื่อนวันปิดรับข้อเสนอ ให้ตรวจสอบว่าหลักประกันยังครอบคลุมระยะเวลาใหม่หรือไม่ ประการที่หก อย่าเสนอราคาโดยไม่วางหลักประกันเพราะข้อเสนอจะถูกตัดสิทธิ์ทันที

การรับคืนหลักประกันการเสนอราคา

หลักประกันการเสนอราคาจะได้รับคืนเมื่อผู้ประกอบการไม่ได้รับการคัดเลือก โดยหน่วยงานจะแจ้งให้มารับคืนภายในระยะเวลาที่กำหนด สำหรับเงินสด หน่วยงานจะคืนเงินตามขั้นตอนการเบิกจ่ายคืน สำหรับหนังสือค้ำประกันธนาคาร หน่วยงานจะส่งคืนต้นฉบับให้ผู้ประกอบการนำไปยกเลิกกับธนาคาร สำหรับผู้ที่ได้รับการคัดเลือก หลักประกันการเสนอราคาจะถูกใช้แทนหลักประกันการรับเงินล่วงหน้าหรือหลักประกันสัญญา หรือคืนเมื่อผู้ประกอบการเข้าทำสัญญาและวางหลักประกันสัญญาแล้ว ผู้ประกอบการควรติดตามการรับคืนหลักประกันเพราะหากทิ้งไว้นานเกินไปอาจมีปัญหาในการบันชี

การระงับหลักประกัน เมื่อไรและอย่างไร

หน่วยงานรัฐจะระงับหลักประกันการเสนอราคาเมื่อผู้ประกอบการกระทำการที่ผิดเงื่อนไขการเสนอราคา เช่น ถอนข้อเสนอหลังเปิดซองแล้ว ปฏิเสธการเข้าทำสัญญาหลังได้รับแจ้งให้เข้าสัญญา ไม่ส่งเอกสารที่จำเป็นภายในเวลาที่กำหนด เสนอราคาต่ำกว่าราคากลางโดยไม่มีเหตุอันควรระวัง หรือให้ข้อมูลเท็จ การระงับหลักประกันทำได้โดยหน่วยงานแจ้งเป็นหนังสือถึงผู้ประกอบการและธนาคาร (หากเป็นหนังสือค้ำประกัน) โดยระบุเหตุและวงเงินที่ระงับ ผู้ประกอบการมีสิทธิ์คัดค้านตามระเบียบ แต่ถ้าคำคัดค้านไม่สำเร็จ หน่วยงานจะเรียกรับเงินจากธนาคารตามวงเงินค้ำประกัน

ความแตกต่างระหว่างหลักประกันการเสนอราคา หลักประกันสัญญา และหลักประกันรับเงินล่วงหน้า

หลักประกันการเสนอราคาใช้ในช่วงก่อนเปิดข้อเสนอและระหว่างพิจารณาผล หลักประกันสัญญาใช้หลังได้รับการคัดเลือกเพื่อค้ำประกันการส่งมอบตามสัญญา โดยมีอัตราสูงกว่าหลักประกันการเสนอราคา ส่วนหลักประกันรับเงินล่วงหน้าใช้เมื่อหน่วยงานจ่ายเงินล่วงหน้าให้ผู้รับเหมาเพื่อซื้อวัสดุหรือเริ่มงาน โดยมีอัตราเท่ากับเงินที่รับล่วงหน้า ผู้ประกอบการต้องเข้าใจความแตกต่างเพราะบางโครงการต้องวางหลักประกันหลายช่วง และต้องเตรียมเงินหรือหนังสือค้ำประกันให้เพียงพอ

e-GP Monitor ช่วยธุรกิจเตรียมหลักประกันอย่างไร

e-GP Monitor ช่วยธุรกิจโดยส่งรายงานประกาศใหม่ทุกเช้า ทีมขายเห็นวงเงินและประเภทหลักประกันที่กำหนดล่วงหน้า ทำให้มีเวลาเตรียมหนังสือค้ำประกันจากธนาคารหรือจัดสรรเงินสด นอกจากนี้ระบบช่วยกรองเฉพาะโครงการที่เกี่ยวข้องกับสินค้าของบริษัท ทำให้ทีมขายไม่ต้องเสียเวลาอ่านประกาศที่ไม่เกี่ยวข้อง และสามารถเตรียมเอกสารและหลักประกันได้ทันเวลา ลดความเสี่ยงพลาด deadline ยื่นข้อเสนอ

ตัวอย่างประกาศ e-GP ที่ควรนำมาประเมิน

ตัวอย่างที่ควรให้ทีมขายเปิดดูต่อคือประกาศที่ชื่อโครงการบอกความต้องการชัด เช่น ซื้อพร้อมติดตั้งอุปกรณ์ จ้างปรับปรุงระบบ จ้างเหมาบริการประจำปี หรือจัดซื้อวัสดุสำหรับหน่วยงานเฉพาะทาง แต่ในทางปฏิบัติชื่อประกาศอาจไม่ได้ใช้คำที่ฝ่ายขายคุ้นเคยเสมอไป บางหน่วยงานใช้คำกว้างตามหมวดงบประมาณ บางหน่วยงานใช้คำตามภารกิจของแผนก และบางประกาศใช้ชื่อโครงการที่สั้นมากจนต้องดูบริบทจากหน่วยงาน งบประมาณ และสถานะประกอบ

วิธีอ่านที่ดีคืออย่าตัดสินจากชื่อเพียงบรรทัดเดียว ให้ดูว่าหน่วยงานนั้นมีลักษณะงานเกี่ยวข้องกับสินค้าเราหรือไม่ งบประมาณพอสำหรับการส่งมอบจริงหรือไม่ และสถานะของประกาศอยู่ในช่วงใด ถ้าเป็นช่วงกำหนด TOR ทีมขายควรเก็บข้อมูลและเตรียมสเป็ก ถ้าเป็นช่วงเปิดประกวดราคาแล้วควรรีบตรวจเอกสาร เงื่อนไข คุณสมบัติ และวันยื่นข้อเสนอทันที

ขั้นตอนใช้งานจริงสำหรับทีมขาย

1. เขียนขอบเขตธุรกิจให้ AI เข้าใจ

เริ่มจากระบุสินค้า บริการ กลุ่มลูกค้า งานที่เคยทำ พื้นที่ที่รับงานได้ วงเงินขั้นต่ำ และตัวอย่างงานที่ไม่ต้องการให้ชัดเจน ข้อมูลนี้สำคัญมาก เพราะการค้น e-GP ด้วย keyword อย่างเดียวมักให้ผลลัพธ์กว้างเกินไป หรือพลาดงานที่ใช้คำต่างจากที่บริษัทเรียกสินค้าเอง

2. ตรวจรายงานทุกเช้าแบบสั้นแต่สม่ำเสมอ

เมื่อระบบส่งรายงาน ควรให้คนหนึ่งคนรับผิดชอบเปิดดูทุกเช้า ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีเพื่อเลือกโครงการที่ควรติดตามต่อ แล้วส่งต่อให้ฝ่ายขายหรือผู้จัดการที่เกี่ยวข้อง การทำแบบนี้ต่อเนื่องดีกว่าการเปิดเว็บ e-GP เองเป็นครั้งคราว เพราะงานภาครัฐมี deadline และหลายโครงการต้องเตรียมเอกสารล่วงหน้า

3. แบ่ง action ตามสถานะโครงการ

ถ้าเป็น TOR หรือช่วงกำหนดสเป็ก action ที่เหมาะคือศึกษา requirement และเตรียมข้อมูลสินค้า ถ้าเป็นเปิดประกวดราคา action ที่เหมาะคือดูเอกสาร เงื่อนไข ราคา และความพร้อมในการยื่น ถ้าเป็นข้อมูลคู่แข่งหรือผู้ชนะ ควรเก็บเป็น intelligence สำหรับวางแผนรอบถัดไป ไม่ใช่ทุกประกาศต้องขายทันที แต่ทุกประกาศที่เกี่ยวข้องควรถูกใช้เป็นข้อมูลตลาด

Checklist ก่อนตัดสินใจติดตามโครงการ

• ชื่อโครงการเกี่ยวข้องกับสินค้า บริการ หรืออุตสาหกรรมของเราจริงหรือไม่
• หน่วยงานอยู่ในพื้นที่ที่บริษัทส่งมอบหรือติดตั้งได้หรือไม่
• งบประมาณเหมาะกับต้นทุนและกำไรขั้นต่ำของบริษัทหรือไม่
• สถานะเป็น TOR, เปิดประกวดราคา, เฉพาะเจาะจง หรือข้อมูลย้อนหลัง
• เอกสารและคุณสมบัติที่ต้องใช้มีความพร้อมแค่ไหน
• มีคู่แข่งรายเดิมที่มักเข้าร่วมงานประเภทนี้หรือไม่

ตัวอย่างประกาศจำลองที่พบได้ใน e-GP

ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นรูปแบบประกาศที่ธุรกิจมักพบในระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ ข้อมูลเป็นตัวอย่างเพื่ออธิบายวิธีคิด ไม่ใช่การรับรองว่าโครงการนั้นยังเปิดอยู่จริง ทีมขายควรใช้แนวทางนี้ไปอ่านประกาศจริงและตรวจสอบกับระบบ e-GP ทางการอีกครั้งทุกครั้ง

ตารางเปรียบเทียบการค้นหาเองกับการใช้ระบบมอนิเตอร์

ข้อควรระวังก่อนนำข้อมูลไปขายจริง

ข้อมูลจากรายงานควรใช้เป็นจุดเริ่มต้นของการติดตาม ไม่ใช่คำตอบสุดท้าย ทีมขายต้องตรวจหน้า e-GP ทางการ ตรวจเอกสารประกาศ ตรวจวันเวลายื่นข้อเสนอ และตรวจคุณสมบัติผู้เสนอราคาเสมอ โดยเฉพาะงานที่มีเงื่อนไขเฉพาะ เช่น ต้องมีผลงานย้อนหลัง ต้องมีหนังสือแต่งตั้งตัวแทนจำหน่าย ต้องมีมาตรฐานสินค้า หรือมีเงื่อนไขการรับประกันที่กระทบต้นทุน

อีกเรื่องที่ควรระวังคือการตีความชื่อโครงการเร็วเกินไป บางโครงการดูเหมือนตรงกับธุรกิจ แต่เมื่อเปิด TOR แล้วอาจมีรายการสินค้าที่บริษัทไม่มี หรือมีขอบเขตบริการที่เกินความสามารถ เช่น ต้องติดตั้งหลายจังหวัด ต้องมีทีม onsite ตลอดสัญญา หรือต้องส่งมอบภายในเวลาสั้นมาก รายงานจึงควรช่วยจัดลำดับ แต่การตัดสินใจต้องอยู่บนเอกสารจริง

ขั้นตอนติดตามแบบ 30 นาทีต่อวัน

นาทีที่ 1-5: อ่านสรุปรายงาน

เปิดรายงานเฉพาะโครงการที่ระบบคัดมาแล้ว ดูชื่อโครงการ หน่วยงาน งบประมาณ และสถานะ ถ้าไม่เกี่ยวข้องให้ข้ามทันที ถ้าเกี่ยวข้องให้บันทึกไว้ในรายการติดตาม

นาทีที่ 6-15: เปิดประกาศทางการ

นำรหัสโครงการไปค้นในระบบ e-GP ทางการ ตรวจชื่อประกาศ รายละเอียดเบื้องต้น และเอกสารแนบ ถ้าเป็นงานที่มีโอกาสจริงให้ดาวน์โหลดหรือส่งต่อให้คนรับผิดชอบตรวจเอกสาร

นาทีที่ 16-25: ประเมินโอกาสและความพร้อม

ให้คะแนนง่ายๆ เช่น ตรงธุรกิจหรือไม่ งบคุ้มหรือไม่ เอกสารพร้อมหรือไม่ พื้นที่ส่งมอบได้หรือไม่ และมีคู่แข่งที่น่ากังวลหรือไม่ โครงการที่ได้คะแนนสูงควรถูกติดตามก่อน

นาทีที่ 26-30: กำหนด action ถัดไป

กำหนดเจ้าของงาน วันติดตาม และขั้นตอนถัดไป เช่น โทรสอบถามหน่วยงาน เปิด TOR ให้ฝ่ายเทคนิคดู ขอราคาจาก supplier หรือเตรียมเอกสารเสนอราคา วิธีนี้ทำให้ข้อมูล e-GP กลายเป็น pipeline จริง ไม่ใช่แค่รายการประกาศที่อ่านแล้วผ่านไป

ตัวชี้วัดที่ควรเก็บทุกเดือน

• จำนวนประกาศที่ระบบคัดว่าเกี่ยวข้อง
• จำนวนประกาศที่ฝ่ายขายเปิดดูเอกสารต่อ
• จำนวนโครงการที่ติดต่อหน่วยงานหรือ supplier ต่อ
• จำนวนโครงการที่ยื่นเสนอราคาได้จริง
• มูลค่า pipeline จากงานภาครัฐในแต่ละเดือน
• คำค้นหรือหมวดงานที่สร้างโอกาสมากที่สุด

วิธีวัดผลว่า SEO และระบบมอนิเตอร์ช่วยธุรกิจจริงหรือไม่

หลังเริ่มใช้งาน ควรวัดผลเป็นรายเดือน เช่น จำนวนประกาศที่ระบบคัดมา จำนวนโครงการที่ฝ่ายขายเปิดดูต่อ จำนวนโครงการที่ติดต่อหน่วยงาน จำนวนงานที่ยื่นเสนอราคา และจำนวนงานที่กลายเป็น pipeline จริง สำหรับ SEO ควรดูใน Google Search Console ว่าหน้าเกี่ยวกับ Procurement Documents เริ่มมี impression จากคำค้นไทยใดบ้าง แล้วนำคำค้นเหล่านั้นกลับมาเพิ่มบทความหรือปรับหัวข้อในเว็บไซต์ต่อไป

คำถามที่พบบ่อย

หลักประกันการเสนอราคา ต้องวางทุกโครงการไหม

ไม่ทุกโครงการ ถ้าวงเงินไม่เกิน 900,000 บาท ไม่ต้องวางหลักประกัน แต่ถ้าเกิน 900,000 บาท ต้องวางตามอัตราที่กำหนด คือร้อยละ 2 สำหรับวงเงินไม่เกิน 50 ล้านบาท และร้อยละ 1 สำหรับวงเงินเกิน 50 ล้านบาท

เลือกวางเงินสดหรือหนังสือค้ำประกันธนาคารดี

ขึ้นอยู่กับความพร้อมของบริษัท เงินสดต้องวางเต็มจำนวนและรอรับคืน ทำให้กระแสเงินสดติดขัด ส่วนหนังสือค้ำประกันธนาคารต้องจ่ายค่าธรรมเนียมธนาคารประมาณร้อยละ 1-2 ของวงเงินต่อปี แต่ไม่ต้องวางเงินเต็มจำนวน เหมาะสำหรับโครงการที่วงเงินสูง

หนังสือค้ำประกันต้องไม่หมดอายุก่อนวันใด

ต้องตรวจสอบจากเอกสารประกวดราคาของแต่ละโครงการ โดยทั่วไปกำหนด 90-120 วันนับจากวันปิดรับข้อเสนอ แต่บางโครงการ เช่น งานก่อสร้างขนาดใหญ่ อาจกำหนด 180 วัน ถ้าหมดอายุก่อนวันที่กำหนด ข้อเสนอจะถูกตัดสิทธิ์ทันที

ถ้าไม่ได้รับการคัดเลือก จะได้รับคืนหลักประกันเมื่อใด

หน่วยงานจะแจ้งให้มารับคืนภายในระยะเวลาที่กำหนด สำหรับเงินสดจะคืนตามขั้นตอนการเบิกจ่ายคืน สำหรับหนังสือค้ำประกันธนาคาร หน่วยงานจะส่งคืนต้นฉบับให้นำไปยกเลิกกับธนาคาร ผู้ประกอบการควรติดตามการรับคืนทันทีหลังผลประกวดออก

หน่วยงานระงับหลักประกันได้ในกรณีใดบ้าง

กรณีที่ผู้ประกอบการถอนข้อเสนอหลังเปิดซอง ปฏิเสธการเข้าทำสัญญา ไม่ส่งเอกสารที่จำเป็นภายในเวลาที่กำหนด เสนอราคาต่ำกว่าราคากลางโดยไม่มีเหตุอันควรระวัง หรือให้ข้อมูลเท็จ หน่วยงานจะแจ้งเป็นหนังสือถึงผู้ประกอบการและธนาคารก่อนเรียกรับเงิน

ควรใช้บทความนี้แทนการตรวจเอกสาร TOR ได้ไหม

ไม่ได้ บทความและระบบมอนิเตอร์ช่วยคัดกรองเบื้องต้น แต่ทีมขายยังต้องเปิดเอกสารทางการ ตรวจเงื่อนไข คุณสมบัติ ราคา และกำหนดเวลาของแต่ละโครงการก่อนตัดสินใจ

อ่านต่อเรื่องที่เกี่ยวข้อง

• ประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ e-bidding คืออะไร ทีมขายต้องเตรียมตัวอย่างไร
• TOR ในระบบ e-GP คืออะไร ทำไมฝ่ายขายควรเห็นก่อนเปิดประกวดราคา
• วิธีเฉพาะเจาะจง จัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ คืออะไร ธุรกิจควรเข้าใข้อะไร
• จัดซื้อจัดจ้างภาครัฐมีกี่วิธี และธุรกิจควรสนใจวิธีไหน
• จัดซื้อจัดจ้าง ก่อสร้าง หาโครงการงานราชการจาก e-GP อย่างไร
• ลงทะเบียนผู้ค้า e-GP ต้องรู้อะไร ก่อนเริ่มขายงานราชการ