จัดซื้อจัดจ้างภาครัฐมีกี่วิธี และธุรกิจควรสนใจวิธีไหน

ทำไมวิธีจัดซื้อจัดจ้างมีผลต่อการขาย

แต่ละวิธีมีขั้นตอน เอกสาร เวลา และการแข่งขันต่างกัน ถ้าทีมขายแยกไม่ออก อาจใช้แรงผิดจังหวะ เช่น ไปเตรียมเสนอราคากับงานที่ยังอยู่ช่วงข้อมูลเบื้องต้น หรือเห็นงานช้าเกินไปจนเอกสารไม่พร้อม

วิธีที่ฝ่ายขายมักพบใน e-GP

ในทางปฏิบัติ ทีมขายมักเจอประกาศที่เกี่ยวกับประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ วิธีเฉพาะเจาะจง สอบราคา หรือประกาศเชิญชวนอื่นๆ รายละเอียดแต่ละงานต้องดูจากประกาศและเอกสารจริง เพราะเงื่อนไขเปลี่ยนตามวงเงิน ประเภทสินค้า และหน่วยงาน

วิธีเฉพาะเจาะจงไม่ได้แปลว่าไม่มีโอกาส

บางคนมองข้ามวิธีเฉพาะเจาะจง แต่สำหรับธุรกิจ B2B ข้อมูลนี้ยังมีประโยชน์ เพราะทำให้เห็นว่าหน่วยงานซื้อสินค้าแบบใด ซื้อกับใคร และมีความต้องการซ้ำหรือไม่ ใช้เป็นข้อมูลตลาดและคู่แข่งได้

ควรใช้ระบบมอนิเตอร์อย่างไร

ให้ระบบช่วยแยกวิธีจัดซื้อจัดจ้างและสถานะโครงการในรายงาน เพื่อให้ทีมขายรู้ว่าควรเปิดดูเอกสารทันที ติดตามหน่วยงานไว้ก่อน หรือเก็บเป็นข้อมูลตลาดสำหรับวางแผนไตรมาสถัดไป

ตัวอย่างประกาศ e-GP ที่ควรนำมาประเมิน

ตัวอย่างที่ควรให้ทีมขายเปิดดูต่อคือประกาศที่ชื่อโครงการบอกความต้องการชัด เช่น ซื้อพร้อมติดตั้งอุปกรณ์ จ้างปรับปรุงระบบ จ้างเหมาบริการประจำปี หรือจัดซื้อวัสดุสำหรับหน่วยงานเฉพาะทาง แต่ในทางปฏิบัติชื่อประกาศอาจไม่ได้ใช้คำที่ฝ่ายขายคุ้นเคยเสมอไป บางหน่วยงานใช้คำกว้างตามหมวดงบประมาณ บางหน่วยงานใช้คำตามภารกิจของแผนก และบางประกาศใช้ชื่อโครงการที่สั้นมากจนต้องดูบริบทจากหน่วยงาน งบประมาณ และสถานะประกอบ

วิธีอ่านที่ดีคืออย่าตัดสินจากชื่อเพียงบรรทัดเดียว ให้ดูว่าหน่วยงานนั้นมีลักษณะงานเกี่ยวข้องกับสินค้าเราหรือไม่ งบประมาณพอสำหรับการส่งมอบจริงหรือไม่ และสถานะของประกาศอยู่ในช่วงใด ถ้าเป็นช่วงกำหนด TOR ทีมขายควรเก็บข้อมูลและเตรียมสเป็ก ถ้าเป็นช่วงเปิดประกวดราคาแล้วควรรีบตรวจเอกสาร เงื่อนไข คุณสมบัติ และวันยื่นข้อเสนอทันที

ขั้นตอนใช้งานจริงสำหรับทีมขาย

1. เขียนขอบเขตธุรกิจให้ AI เข้าใจ

เริ่มจากระบุสินค้า บริการ กลุ่มลูกค้า งานที่เคยทำ พื้นที่ที่รับงานได้ วงเงินขั้นต่ำ และตัวอย่างงานที่ไม่ต้องการให้ชัดเจน ข้อมูลนี้สำคัญมาก เพราะการค้น e-GP ด้วย keyword อย่างเดียวมักให้ผลลัพธ์กว้างเกินไป หรือพลาดงานที่ใช้คำต่างจากที่บริษัทเรียกสินค้าเอง

2. ตรวจรายงานทุกเช้าแบบสั้นแต่สม่ำเสมอ

เมื่อระบบส่งรายงาน ควรให้คนหนึ่งคนรับผิดชอบเปิดดูทุกเช้า ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีเพื่อเลือกโครงการที่ควรติดตามต่อ แล้วส่งต่อให้ฝ่ายขายหรือผู้จัดการที่เกี่ยวข้อง การทำแบบนี้ต่อเนื่องดีกว่าการเปิดเว็บ e-GP เองเป็นครั้งคราว เพราะงานภาครัฐมี deadline และหลายโครงการต้องเตรียมเอกสารล่วงหน้า

3. แบ่ง action ตามสถานะโครงการ

ถ้าเป็น TOR หรือช่วงกำหนดสเป็ก action ที่เหมาะคือศึกษา requirement และเตรียมข้อมูลสินค้า ถ้าเป็นเปิดประกวดราคา action ที่เหมาะคือดูเอกสาร เงื่อนไข ราคา และความพร้อมในการยื่น ถ้าเป็นข้อมูลคู่แข่งหรือผู้ชนะ ควรเก็บเป็น intelligence สำหรับวางแผนรอบถัดไป ไม่ใช่ทุกประกาศต้องขายทันที แต่ทุกประกาศที่เกี่ยวข้องควรถูกใช้เป็นข้อมูลตลาด

Checklist ก่อนตัดสินใจติดตามโครงการ

• ชื่อโครงการเกี่ยวข้องกับสินค้า บริการ หรืออุตสาหกรรมของเราจริงหรือไม่
• หน่วยงานอยู่ในพื้นที่ที่บริษัทส่งมอบหรือติดตั้งได้หรือไม่
• งบประมาณเหมาะกับต้นทุนและกำไรขั้นต่ำของบริษัทหรือไม่
• สถานะเป็น TOR, เปิดประกวดราคา, เฉพาะเจาะจง หรือข้อมูลย้อนหลัง
• เอกสารและคุณสมบัติที่ต้องใช้มีความพร้อมแค่ไหน
• มีคู่แข่งรายเดิมที่มักเข้าร่วมงานประเภทนี้หรือไม่

ตัวอย่างประกาศจำลองที่พบได้ใน e-GP

ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นรูปแบบประกาศที่ธุรกิจมักพบในระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ ข้อมูลเป็นตัวอย่างเพื่ออธิบายวิธีคิด ไม่ใช่การรับรองว่าโครงการนั้นยังเปิดอยู่จริง ทีมขายควรใช้แนวทางนี้ไปอ่านประกาศจริงและตรวจสอบกับระบบ e-GP ทางการอีกครั้งทุกครั้ง

ตารางเปรียบเทียบการค้นหาเองกับการใช้ระบบมอนิเตอร์

ข้อควรระวังก่อนนำข้อมูลไปขายจริง

ข้อมูลจากรายงานควรใช้เป็นจุดเริ่มต้นของการติดตาม ไม่ใช่คำตอบสุดท้าย ทีมขายต้องตรวจหน้า e-GP ทางการ ตรวจเอกสารประกาศ ตรวจวันเวลายื่นข้อเสนอ และตรวจคุณสมบัติผู้เสนอราคาเสมอ โดยเฉพาะงานที่มีเงื่อนไขเฉพาะ เช่น ต้องมีผลงานย้อนหลัง ต้องมีหนังสือแต่งตั้งตัวแทนจำหน่าย ต้องมีมาตรฐานสินค้า หรือมีเงื่อนไขการรับประกันที่กระทบต้นทุน

อีกเรื่องที่ควรระวังคือการตีความชื่อโครงการเร็วเกินไป บางโครงการดูเหมือนตรงกับธุรกิจ แต่เมื่อเปิด TOR แล้วอาจมีรายการสินค้าที่บริษัทไม่มี หรือมีขอบเขตบริการที่เกินความสามารถ เช่น ต้องติดตั้งหลายจังหวัด ต้องมีทีม onsite ตลอดสัญญา หรือต้องส่งมอบภายในเวลาสั้นมาก รายงานจึงควรช่วยจัดลำดับ แต่การตัดสินใจต้องอยู่บนเอกสารจริง

ขั้นตอนติดตามแบบ 30 นาทีต่อวัน

นาทีที่ 1-5: อ่านสรุปรายงาน

เปิดรายงานเฉพาะโครงการที่ระบบคัดมาแล้ว ดูชื่อโครงการ หน่วยงาน งบประมาณ และสถานะ ถ้าไม่เกี่ยวข้องให้ข้ามทันที ถ้าเกี่ยวข้องให้บันทึกไว้ในรายการติดตาม

นาทีที่ 6-15: เปิดประกาศทางการ

นำรหัสโครงการไปค้นในระบบ e-GP ทางการ ตรวจชื่อประกาศ รายละเอียดเบื้องต้น และเอกสารแนบ ถ้าเป็นงานที่มีโอกาสจริงให้ดาวน์โหลดหรือส่งต่อให้คนรับผิดชอบตรวจเอกสาร

นาทีที่ 16-25: ประเมินโอกาสและความพร้อม

ให้คะแนนง่ายๆ เช่น ตรงธุรกิจหรือไม่ งบคุ้มหรือไม่ เอกสารพร้อมหรือไม่ พื้นที่ส่งมอบได้หรือไม่ และมีคู่แข่งที่น่ากังวลหรือไม่ โครงการที่ได้คะแนนสูงควรถูกติดตามก่อน

นาทีที่ 26-30: กำหนด action ถัดไป

กำหนดเจ้าของงาน วันติดตาม และขั้นตอนถัดไป เช่น โทรสอบถามหน่วยงาน เปิด TOR ให้ฝ่ายเทคนิคดู ขอราคาจาก supplier หรือเตรียมเอกสารเสนอราคา วิธีนี้ทำให้ข้อมูล e-GP กลายเป็น pipeline จริง ไม่ใช่แค่รายการประกาศที่อ่านแล้วผ่านไป

ตัวชี้วัดที่ควรเก็บทุกเดือน

• จำนวนประกาศที่ระบบคัดว่าเกี่ยวข้อง
• จำนวนประกาศที่ฝ่ายขายเปิดดูเอกสารต่อ
• จำนวนโครงการที่ติดต่อหน่วยงานหรือ supplier ต่อ
• จำนวนโครงการที่ยื่นเสนอราคาได้จริง
• มูลค่า pipeline จากงานภาครัฐในแต่ละเดือน
• คำค้นหรือหมวดงานที่สร้างโอกาสมากที่สุด

วิธีวัดผลว่า SEO และระบบมอนิเตอร์ช่วยธุรกิจจริงหรือไม่

หลังเริ่มใช้งาน ควรวัดผลเป็นรายเดือน เช่น จำนวนประกาศที่ระบบคัดมา จำนวนโครงการที่ฝ่ายขายเปิดดูต่อ จำนวนโครงการที่ติดต่อหน่วยงาน จำนวนงานที่ยื่นเสนอราคา และจำนวนงานที่กลายเป็น pipeline จริง สำหรับ SEO ควรดูใน Google Search Console ว่าหน้าเกี่ยวกับ Procurement Basics เริ่มมี impression จากคำค้นไทยใดบ้าง แล้วนำคำค้นเหล่านั้นกลับมาเพิ่มบทความหรือปรับหัวข้อในเว็บไซต์ต่อไป

คำถามที่พบบ่อย

ควรสนใจเฉพาะ e-bidding ไหม

ไม่ควร เพราะวิธีอื่นช่วยให้เห็นพฤติกรรมจัดซื้อของหน่วยงานและแนวโน้มตลาดได้เช่นกัน

ระบบช่วยแยกวิธีจัดซื้อได้ไหม

ระบบสามารถแสดงข้อมูลวิธีและสถานะจากประกาศเพื่อช่วยให้ทีมขายจัดลำดับการติดตามได้ดีขึ้น

ควรใช้บทความนี้แทนการตรวจเอกสาร TOR ได้ไหม

ไม่ได้ บทความและระบบมอนิเตอร์ช่วยคัดกรองเบื้องต้น แต่ทีมขายยังต้องเปิดเอกสารทางการ ตรวจเงื่อนไข คุณสมบัติ ราคา และกำหนดเวลาของแต่ละโครงการก่อนตัดสินใจ

ถ้าค้น keyword เองอยู่แล้ว ยังต้องใช้ระบบมอนิเตอร์ไหม

ถ้าทีมขายค้นเองได้ครบทุกวันและไม่พลาดโครงการสำคัญ อาจไม่จำเป็น แต่หลายบริษัทเสียเวลามากกับประกาศที่ไม่เกี่ยวข้อง ระบบมอนิเตอร์ช่วยลดเวลาคัดกรองและทำให้การตรวจประกาศเป็น routine

ควรตั้งค่า keyword กี่คำถึงจะพอดี

ควรเริ่มจาก keyword หลัก 5-10 คำ แล้วเสริมคำกว้าง คำเฉพาะ และคำอธิบายธุรกิจ ไม่ควรใส่คำเยอะโดยไม่มีบริบท เพราะจะทำให้เจอโครงการที่ไม่เกี่ยวข้องมากขึ้น

อ่านต่อเรื่องที่เกี่ยวข้อง

• ประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ e-bidding คืออะไร ทีมขายต้องเตรียมตัวอย่างไร
• TOR ในระบบ e-GP คืออะไร ทำไมฝ่ายขายควรเห็นก่อนเปิดประกวดราคา
• e-GP คืออะไร ระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐสำคัญกับธุรกิจอย่างไร