จัดซื้อจัดจ้าง มหาวิทยาลัย หาโอกาสขายให้สถาบันอุดมศึกษาจาก e-GP อย่างไร

จัดซื้อจัดจ้าง มหาวิทยาลัย คืออะไร

จัดซื้อจัดจ้าง มหาวิทยาลัย คือกระบวนการที่มหาวิทยาลัยและสถาบันอุดมศึกษาจัดซื้อสินค้าและจ้างบริการผ่านระบบ e-GP ของกรมบัญชีกลาง ประกาศเหล่านี้ครอบคลุมหลายประเภท ตั้งแต่ซื้อครุภัณฑ์การศึกษา เช่น เครื่องเขียน โต๊ะ เก้าอี้ กระดาน จอภาพ โปรเจคเตอร์ ซื้ออุปกรณ์ห้องปฏิบัติการ เช่น กล้องจุลทรรศน์ เครื่องหมุนเหวี่ยง เครื่องวัดค่าต่างๆ เครื่องมือวิจัยทางวิทยาศาสตร์ ซื้อคอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ก เซิร์ฟเวอร์ อุปกรณ์เครือข่าย ซอฟต์แวร์การศึกษา ระบบเว็บไซต์ ระบบสารสนเทศสำหรับการศึกษา ระบบห้องสมุดดิจิทัล จ้างเหมาบริการ เช่น ทำความสะอาด รักษาความปลอดภัย รถบริการ ซ่อมแซมอาคารเรียน ก่อสร้างอาคารใหม่ ติดตั้งระบบไฟฟ้า ระบบปรับอากาศ ระบบกล้องวงจรปิด ระบบเครือข่ายไอที ระบบประกอบการเรียนการสอน และงานวิจัย มหาวิทยาลัยแต่ละแห่งมีงบประมาณจากเงินอุดหนุนรายหัวจากทบวงมหาวิทยาลัย งบกลาง งบเฉพาะกิจ งบวิจัยจากสำนักงานคณะกรรมการการวิจัยแห่งชาติ และเงินรายได้จากค่าหน่วยกิต ค่าธรรมเนียม และบริการวิชาการ ทำให้มีการจัดซื้อตลอดปี

หน่วยงานที่ออกประกาศจัดซื้อจัดจ้าง มหาวิทยาลัย

หน่วยงานที่ออกประกาศในกลุ่มอุดมศึกษา ได้แก่ มหาวิทยาลัยสังกัดทบวงมหาวิทยาลัย เช่น จุฬาลงกรณ์ราชวิทยาลัย มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ มหาวิทยาลัยแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล มหาวิทยาลัยศิลปากร มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าพระนครเหนือ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารี มหาวิทยาลัยบูรพา มหาวิทยาลัยขอนแก่น มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม มหาวิทยาลัยนเรศวร มหาวิทยาลัยพะเยา มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ มหาวิทยาลัยทักษิณ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี มหาวิทยาลัยราชมงคลทุกวิทยาเขต มหาวิทยาลัยการกีฬาแห่งชาติ สถาบันบัณฑิตพัฒนศิลป์ สถาบันพัฒนาพลังงานแห่งชาติ และสถาบันอุดมศึกษาเอกชนที่เข้าร่วมระบบ e-GP แต่ละมหาวิทยาลัยมีรอบงบประมาณและระเบียบจัดซื้อที่อาจต่างกันบางประการ การรู้ว่ามหาวิทยาลัยใดมีงานที่เกี่ยวข้องกับสินค้าของเราจะช่วยให้ตั้งค่าการมอนิเตอร์ได้ถูกต้อง

ประเภทสินค้าและบริการที่มหาวิทยาลัยจัดซื้อ

สินค้าและบริการที่มหาวิทยาลัยจัดซื้อบ่อย ได้แก่ ครุภัณฑ์การศึกษา เช่น โต๊ะ เก้าอี้ กระดาน จอภาพ โปรเจคเตอร์ เครื่องเสียงห้องเรียน อุปกรณ์ห้องปฏิบัติการ เช่น กล้องจุลทรรศน์ เครื่องหมุนเหวี่ยง เตาอบ ออโตคลีฟ เครื่องมือวัดเคมี เครื่องมือวิจัยฟิสิกส์ เครื่องมือวิจัยชีววิทยา เครื่องมือวิจัยวิศวกรรม คอมพิวเตอร์และไอที เช่น คอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ก เซิร์ฟเวอร์ สวิตช์ เราเตอร์ ไฟร์วอลล์ สายเคเบิล ซอฟต์แวร์การศึกษา ซอฟต์แวร์การวิจัย ระบบสารสนเทศสำหรับการศึกษา ระบบห้องสมุดดิจิทัล ระบบลงทะเบียนนักศึกษา ระบบวัดผลการเรียน ระบบเว็บไซต์มหาวิทยาลัย ระบบเครือข่ายไร้สาย ระบบห้องเรียนอัจฉริยะ ระบบประชุมทางไกล ระบบกล้องวงจรปิด ระบบรักษาความปลอดภัย ระบบควบคุมการเข้าออกอาคาร ระบบปรับอากาศ ระบบไฟฟ้า ระบบแสงสว่าง ระบบประปา ระบบบำบัดน้ำเสีย รถยนต์มหาวิทยาลัย รถตู้ รถบัส รถกระบะ บริการทำความสะอาด บริการรักษาความปลอดภัย บริการซ่อมบำรุง บริการจัดสวน บริการขนสยบ บริการพิมพ์ บริการแปล บริการวิจัย และงานก่อสร้างอาคารเรียน อาคารปฏิบัติการ อาคารหอพัก อาคารห้องสมุด อาคารกีฬา และอาคารธุรการ

งบประมาณจัดซื้อจัดจ้าง มหาวิทยาลัย มาจากไหน

งบประมาณสำหรับจัดซื้อจัดจ้างของมหาวิทยาลัยมาจากหลายแหล่ง แหล่งหลักคือเงินอุดหนุนรายหัวจากทบวงมหาวิทยาลัยที่จัดสรรให้แต่ละมหาวิทยาลัยตามจำนวนนักศึกษา มหาวิทยาลัยที่มีนักศึกษามากจึงมีงบจัดซื้อสูงกว่ามหาวิทยาลัยขนาดเล็ก นอกจากนี้ยังมีงบกลาง งบเฉพาะกิจ เช่น งบซ่อมแซมอาคาร งบพัฒนาครุภัณฑ์ งบโครงการพิเศษ งบวิจัยจากสำนักงานคณะกรรมการการวิจัยแห่งชาติ งบจากกองทุนพัฒนามหาวิทยาลัย งบจากโครงการร่วมกับหน่วยงานภายนอก เช่น กระทรวงวิทยาศาสตร์ กระทรวงการศึกษาธิการ และสำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา และเงินรายได้ของมหาวิทยาลัยจากค่าหน่วยกิต ค่าธรรมเนียม ค่าสมัคร บริการวิชาการ บริการทดสอบ เช่าพื้นที่ และแหล่งรายได้อื่น การเข้าใจที่มาของงบช่วยให้ทีมขายประเมินได้ว่าโครงการใดมีความแน่นอนระดับใดและควรติดตามหรือไม่

วิธีจัดซื้อที่ใช้ในมหาวิทยาลัย

มหาวิทยาลัยและสถาบันอุดมศึกษาใช้หลายวิธีจัดซื้อจัดจ่างตามวงเงิน สำหรับวงเงินไม่สูงมาก เช่น ซื้อวัสดุสำนักงานหรืออุปกรณ์เล็ก อาจใช้วิธีเฉพาะเจาะจงหรือวิธีสอบราคา สำหรับวงเงินที่สูงขึ้น เช่น ซื้อคอมพิวเตอร์จำนวนมาก ซื้อเครื่องมือวิจัย หรือซ่อมแซมอาคาร มักใช้ประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ (e-bidding) สำหรับงานก่อสร้างอาคารใหม่หรือขนาดใหญ่ จะใช้ประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์หรือวิธีพิเศษ นอกจากนี้บางมหาวิทยาลัยซื้อผ่านคลังสินค้าอิเล็กทรอนิกส์ (e-Catalog) สำหรับวัสดุที่มีรายการมาตรฐาน เช่น วัสดุสำนักงานและอุปกรณ์พื้นฐาน ทีมขายต้องเข้าใจว่าวิธีใดต้องเตรียมเอกสารแบบไหนและมีกี่วันในการยื่นข้อเสนอ มหาวิทยาลัยบางแห่งมีระเบียบเฉพาะของตนเองที่เพิ่มเติมจากระเบียบพัสดุกลาง เช่น ระเบียบว่าด้วยการพัสดุของมหาวิทยาลัย ทำให้ต้องตรวจเงื่อนไขเพิ่มเติมก่อนเสนอราคา

TOR จัดซื้อจัดจ้าง มหาวิทยาลัย อ่านอย่างไร

TOR หรือข้อกำหนดสำหรับจัดซื้อจัดจ้างของมหาวิทยาลัยมักระบุรายละเอียด เช่น ประเภทและจำนวนครุภัณฑ์ รุ่น ขนาด สเป็กเทคนิค มาตรฐาน การรับประกัน การติดตั้ง การฝึกอบรมบุคลากร และการบริการหลังการขาย สำหรับงานซ่อมแซมอาคารเรียน TOR จะระบุขอบเขตงาน แบบก่อสร้าง รายการวัสดุ ระยะเวลา และคุณสมบัติผู้รับเหมา สำหรับคอมพิวเตอร์และไอที TOR จะระบุคุณสมบัติฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ความปลอดภัย การเชื่อมต่อระบบสารสนเทศสำหรับการศึกษา และการสนับสนุนหลังการติดตั้ง สำหรับอุปกรณ์ห้องปฏิบัติการ TOR จะระบุคุณสมบัติเครื่องมือเฉพาะทาง มาตรฐานความปลอดภัย การทดสอบ และการรับรองมาตรฐาน การอ่าน TOR ละเอียดตั้งแต่ช่วงแรกจะช่วยให้ทีมขายประเมินได้ว่าสินค้าหรือบริการที่มีตรงกับข้อกำหนดหรือไม่ และควรเสนอราคาหรือขอแก้ไขเงื่อนไขก่อนประกาศเปิดประมูล

ตัวอย่างประกาศจัดซื้อจัดจ้าง มหาวิทยาลัย ใน e-GP

ตัวอย่างชื่อโครงการที่พบได้จริงในระบบ e-GP ได้แก่ ประกวดราคาซื้อคอมพิวเตอร์พกพาสำหรับนักศึกษา งบประมาณ 3,500,000 บาท ประกวดราคาซื้อเครื่องมือปฏิบัติการชีววิทยา งบ 4,200,000 บาท ประกวดราคาซื้อระบบเครือข่ายไร้สายสำหรับอาคารเรียน งบ 1,800,000 บาท ประกวดราคาติดตั้งระบบกล้องวงจรปิดในมหาวิทยาลัย งบ 2,600,000 บาท ประกวดราคาซื้อเครื่องปรับอากาศสำหรับอาคารเรียน งบ 5,400,000 บาท ประกวดราคาซ่อมแซมอาคารเรียนและห้องปฏิบัติการ งบ 8,200,000 บาท ประกวดราคาซื้อโต๊ะเก้าอี้สำหรับห้องเรียนใหม่ งบ 2,100,000 บาท ประกวดราคาจ้างเหมาบริการทำความสะอาดมหาวิทยาลัยประจำปี งบ 6,500,000 บาท ประกวดราคาซื้อระบบห้องสมุดดิจิทัล งบ 12,000,000 บาท ประกวดราคาก่อสร้างอาคารห้องปฏิบัติการใหม่ งบ 75,000,000 บาท ประกวดราคาซื้อรถบัสมหาวิทยาลัย งบ 4,800,000 บาท ประกวดราคาซื้อเครื่องมือวิจัยระดับนาโนเทคโนโลยี งบ 15,500,000 บาท ประกวดราคาซื้อซอฟต์แวร์การจัดการการศึกษา งบ 3,200,000 บาท ประกวดราคาติดตั้งระบบไฟฟ้าอาคารธุรการ งบ 3,900,000 บาท และประกวดราคาจ้างเหมาบริการรักษาความปลอดภัยมหาวิทยาลัย งบ 4,600,000 บาท

คำค้นที่ควรติดตามใน e-GP Monitor

การค้นหาด้วยคำว่า จัดซื้อจัดจ้าง มหาวิทยาลัย เพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ ควรตั้ง keyword หลายชุด ชุดแรกเป็นคำเฉพาะ เช่น ครุภัณฑ์การศึกษา อุปกรณ์ห้องปฏิบัติการ เครื่องมือวิจัย คอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ก เซิร์ฟเวอร์ ซอฟต์แวร์ ระบบเครือข่าย กล้องวงจรปิด ระบบปรับอากาศ รถบัส รถตู้ ชุดที่สองเป็นคำกว้าง เช่น มหาวิทยาลัย สถาบันอุดมศึกษา ทบวงมหาวิทยาลัย ครุภัณฑ์ วิจัย ห้องปฏิบัติการ ห้องสมุด ชุดที่สามเป็นชื่อมหาวิทยาลัยเฉพาะ เช่น จุฬาลงกรณ์ ธรรมศาสตร์ เกษตรศาสตร์ มหิดล ศิลปากร บูรพา ขอนแก่น เชียงใหม่ นเรศวร สงขลานครินทร์ วลัยลักษณ์ ทักษิณ ราชมงคล และชุดที่สี่เป็นคำเกี่ยวเนื่อง เช่น ซ่อมแซมอาคารเรียน ก่อสร้างอาคารมหาวิทยาลัย ระบบไฟฟ้าอาคารเรียน ระบบเครือข่ายมหาวิทยาลัย บริการทำความสะอาดมหาวิทยาลัย และบริการรักษาความปลอดภัยมหาวิทยาลัย

ขั้นตอนติดตามจัดซื้อจัดจ้าง มหาวิทยาลัย สำหรับทีมขาย

ขั้นตอนมีดังนี้ 1 กำหนด keyword ที่เกี่ยวข้องกับสินค้าหรือบริการของบริษัทที่ขายให้มหาวิทยาลัย 2 ตั้งค่ากรองงบประมาณขั้นต่ำให้ตรงกับความสามารถในการส่งมอบ 3 กำหนดพื้นที่ที่สนใจ เช่น จังหวัดหรือภูมิภาคที่มหาวิทยาลัยตั้งอยู่ 4 ให้ระบบมอนิเตอร์ส่งรายงานทุกเช้า 5 ตรวจรายงานและคัดโครงการที่เกี่ยวข้อง 6 เปิดประกาศทางการในระบบ e-GP และดาวน์โหลด TOR 7 ประเมินว่าสินค้าหรือบริการตรงข้อกำหนด 8 เตรียมเอกสารและเสนอราคา 9 ติดตามผลและเก็บข้อมูลสำหรับรอบถัดไป 10 หากได้รับการคัดเลือกให้เตรียมเข้าสัญญาและส่งมอบตามกำหนด

เอกสารที่ต้องเตรียมสำหรับงานมหาวิทยาลัย

เอกสารสำหรับจัดซื้อจัดจ้างของมหาวิทยาลัย ได้แก่ หนังสือรับรองบริษัท ทะเบียนพาณิชย์ หนังสือแต่งตั้งตัวแทนจำหน่าย แคตตาล็อกสินค้า ใบรับรองมาตรฐาน เช่น อย. มอก. ISO หนังสือรับประกันสินค้า รายการเปรียบเทียบสเป็ก ใบเสนอราคา และหลักประกันการเสนอราคา สำหรับงานซ่อมแซมอาคารเรียนอาจต้องเพิ่มใบอนุญาตประกอบวิชาชีพวิศวกรรม ผลงานย้อนหลัง แผนการก่อสร้าง และแผนความปลอดภัย สำหรับซอฟต์แวร์และระบบไอทีอาจต้องมีใบรับรองมาตรฐานความปลอดภัยของข้อมูล ใบรับรองพันธมิตรของผู้ผลิตซอฟต์แวร์ และหลักฐานการพัฒนาระบบที่คล้ายคลึงกัน สำหรับเครื่องมือวิจัยอาจต้องมีใบรับรองมาตรฐานห้องปฏิบัติการ ใบรับรองการทดสอบเครื่องมือ และเอกสารรับรองจากผู้ผลิต การเตรียมเอกสารไว้ล่วงหน้าเป็นสิ่งสำคัญเพราะมหาวิทยาลัยมีกำหนดยื่นข้อเสนอจำกัดและบางครั้งเวลาในการเตรียมเอกสารสั้น

ความแตกต่างจากจัดซื้อจัดจ้างหน่วยงานอื่น

จัดซื้อจัดจ้าง มหาวิทยาลัย มีความแตกต่างจากหน่วยงานรัฐทั่วไปหลายประการ ประการแรก มหาวิทยาลัยมีรอบการจัดซื้อตามปีการศึกษาและปีงบประมาณ ประการที่สอง มหาวิทยาลัยมีงบจัดซื้อสูงเพราะต้องสั่งซื้อครุภัณฑ์การศึกษา อุปกรณ์ห้องปฏิบัติการ และไอทีตลอดปี ประการที่สาม บางโครงการ เช่น เครื่องมือวิจัย มีเงื่อนไขเฉพาะด้านมาตรฐาน ความปลอดภัย และการรับรองจากผู้ผลิต ประการที่สี่ มหาวิทยาลัยมักซื้อซ้ำปีต่อปี เช่น คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ห้องปฏิบัติการ และบริการจ้างเหมา ทำให้ข้อมูลย้อนหลังมีประโยชน์สำหรับการวางแผนการขาย ประการที่ห้า มหาวิทยาลัยขนาดใหญ่ เช่น จุฬาลงกรณ์ ธรรมศาสตร์ เกษตรศาสตร์ มหิดล มีวงเงินจัดซื้อสูงและใช้วิธีจัดซื้อที่เป็นทางการมากกว่ามหาวิทยาลัยขนาดเล็ก ประการที่หก มหาวิทยาลัยอาจมีระเบียบพัสดุเฉพาะของตนเองที่เพิ่มเติมจากระเบียบพัสดุกลาง ทำให้ต้องตรวจเงื่อนไขเพิ่มเติมก่อนเสนอราคา

ช่วงเวลาที่ควรติดตามประกาศมหาวิทยาลัย

ช่วงเวลาที่มีประกาศจัดซื้อจัดจ้าง มหาวิทยาลัย มากที่สุดคือช่วงต้นปีการศึกษา (พฤษภาคม-กรกฎาคม) เพราะมหาวิทยาลัยเริ่มจัดซื้อครุภัณฑ์การศึกษาและอุปกรณ์ห้องปฏิบัติการสำหรับปีการศึกษาใหม่ และช่วงต้นปีงบประมาณ (ตุลาคม-ธันวาคม) เพราะต้องเริ่มใช้งบประมาณใหม่ และช่วงปลายปีงบประมาณ (มกราคม-กันยายน) เพราะต้องใช้งบให้ทันสิ้นปีงบ ทีมขายควรเร่งติดตามในช่วงเหล่านี้เป็นพิเศษ แต่ก็ไม่ควรละเลยช่วงอื่นเพราะบางโครงการ เช่น ซ่อมแซมอาคารและติดตั้งระบบ อาจประกาศนอกช่วงหลัก นอกจากนี้งบวิจัยจากแหล่งทุนภายนอกอาจประกาศได้ตลอดปีตามรอบการให้ทุนวิจัย

ข้อควรระวังในการติดตามจัดซื้อจัดจ้าง มหาวิทยาลัย

ข้อควรระวังมีดังนี้ ประการแรก อย่าเพิ่งเสนอราคาโดยไม่อ่าน TOR ให้ครบ เพราะบางโครงการกำหนดเงื่อนไขคุณสมบัติที่เข้มงวด เช่น ต้องมีใบรับรองมาตรฐานเฉพาะ ต้องเป็นตัวแทนจำหน่ายที่ได้รับการแต่งตั้งอย่างเป็นทางการ หรือต้องมีผลงานย้อนหลังกับมหาวิทยาลัย ประการที่สอง ตรวจสอบวันและเวลายื่นข้อเสนอให้แม่นยำ เพราะบางประกาศกำหนดยื่นด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์และปิดรับที่เวลาที่แน่นอน ประการที่สาม ตรวจสอบหลักประกันการเสนอราคาว่าต้องวางเงินหรือให้หนังสือค้ำประกันจากธนาคารในรูปแบบใด ประการที่สี่ อย่าส่งเอกสารไม่ครบ เพราะคณะกรรมการจะไม่พิจารณาข้อเสนอที่ไม่สมบูรณ์ ประการที่ห้า ระวังการตั้งราคาต่ำเกินไปจนไม่สามารถส่งมอบได้จริง เพราะมหาวิทยาลัยมีการตรวจรับที่เข้มงวดโดยคณะกรรมการตรวจรับที่เป็นอาจารย์และเจ้าหน้าที่ที่เชี่ยวชาญด้านนั้นๆ

ตัวอย่างประกาศ e-GP ที่ควรนำมาประเมิน

ตัวอย่างที่ควรให้ทีมขายเปิดดูต่อคือประกาศที่ชื่อโครงการบอกความต้องการชัด เช่น ซื้อพร้อมติดตั้งอุปกรณ์ จ้างปรับปรุงระบบ จ้างเหมาบริการประจำปี หรือจัดซื้อวัสดุสำหรับหน่วยงานเฉพาะทาง แต่ในทางปฏิบัติชื่อประกาศอาจไม่ได้ใช้คำที่ฝ่ายขายคุ้นเคยเสมอไป บางหน่วยงานใช้คำกว้างตามหมวดงบประมาณ บางหน่วยงานใช้คำตามภารกิจของแผนก และบางประกาศใช้ชื่อโครงการที่สั้นมากจนต้องดูบริบทจากหน่วยงาน งบประมาณ และสถานะประกอบ

วิธีอ่านที่ดีคืออย่าตัดสินจากชื่อเพียงบรรทัดเดียว ให้ดูว่าหน่วยงานนั้นมีลักษณะงานเกี่ยวข้องกับสินค้าเราหรือไม่ งบประมาณพอสำหรับการส่งมอบจริงหรือไม่ และสถานะของประกาศอยู่ในช่วงใด ถ้าเป็นช่วงกำหนด TOR ทีมขายควรเก็บข้อมูลและเตรียมสเป็ก ถ้าเป็นช่วงเปิดประกวดราคาแล้วควรรีบตรวจเอกสาร เงื่อนไข คุณสมบัติ และวันยื่นข้อเสนอทันที

ขั้นตอนใช้งานจริงสำหรับทีมขาย

1. เขียนขอบเขตธุรกิจให้ AI เข้าใจ

เริ่มจากระบุสินค้า บริการ กลุ่มลูกค้า งานที่เคยทำ พื้นที่ที่รับงานได้ วงเงินขั้นต่ำ และตัวอย่างงานที่ไม่ต้องการให้ชัดเจน ข้อมูลนี้สำคัญมาก เพราะการค้น e-GP ด้วย keyword อย่างเดียวมักให้ผลลัพธ์กว้างเกินไป หรือพลาดงานที่ใช้คำต่างจากที่บริษัทเรียกสินค้าเอง

2. ตรวจรายงานทุกเช้าแบบสั้นแต่สม่ำเสมอ

เมื่อระบบส่งรายงาน ควรให้คนหนึ่งคนรับผิดชอบเปิดดูทุกเช้า ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีเพื่อเลือกโครงการที่ควรติดตามต่อ แล้วส่งต่อให้ฝ่ายขายหรือผู้จัดการที่เกี่ยวข้อง การทำแบบนี้ต่อเนื่องดีกว่าการเปิดเว็บ e-GP เองเป็นครั้งคราว เพราะงานภาครัฐมี deadline และหลายโครงการต้องเตรียมเอกสารล่วงหน้า

3. แบ่ง action ตามสถานะโครงการ

ถ้าเป็น TOR หรือช่วงกำหนดสเป็ก action ที่เหมาะคือศึกษา requirement และเตรียมข้อมูลสินค้า ถ้าเป็นเปิดประกวดราคา action ที่เหมาะคือดูเอกสาร เงื่อนไข ราคา และความพร้อมในการยื่น ถ้าเป็นข้อมูลคู่แข่งหรือผู้ชนะ ควรเก็บเป็น intelligence สำหรับวางแผนรอบถัดไป ไม่ใช่ทุกประกาศต้องขายทันที แต่ทุกประกาศที่เกี่ยวข้องควรถูกใช้เป็นข้อมูลตลาด

Checklist ก่อนตัดสินใจติดตามโครงการ

• ชื่อโครงการเกี่ยวข้องกับสินค้า บริการ หรืออุตสาหกรรมของเราจริงหรือไม่
• หน่วยงานอยู่ในพื้นที่ที่บริษัทส่งมอบหรือติดตั้งได้หรือไม่
• งบประมาณเหมาะกับต้นทุนและกำไรขั้นต่ำของบริษัทหรือไม่
• สถานะเป็น TOR, เปิดประกวดราคา, เฉพาะเจาะจง หรือข้อมูลย้อนหลัง
• เอกสารและคุณสมบัติที่ต้องใช้มีความพร้อมแค่ไหน
• มีคู่แข่งรายเดิมที่มักเข้าร่วมงานประเภทนี้หรือไม่

ตัวอย่างประกาศจำลองที่พบได้ใน e-GP

ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นรูปแบบประกาศที่ธุรกิจมักพบในระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ ข้อมูลเป็นตัวอย่างเพื่ออธิบายวิธีคิด ไม่ใช่การรับรองว่าโครงการนั้นยังเปิดอยู่จริง ทีมขายควรใช้แนวทางนี้ไปอ่านประกาศจริงและตรวจสอบกับระบบ e-GP ทางการอีกครั้งทุกครั้ง

ตารางเปรียบเทียบการค้นหาเองกับการใช้ระบบมอนิเตอร์

ข้อควรระวังก่อนนำข้อมูลไปขายจริง

ข้อมูลจากรายงานควรใช้เป็นจุดเริ่มต้นของการติดตาม ไม่ใช่คำตอบสุดท้าย ทีมขายต้องตรวจหน้า e-GP ทางการ ตรวจเอกสารประกาศ ตรวจวันเวลายื่นข้อเสนอ และตรวจคุณสมบัติผู้เสนอราคาเสมอ โดยเฉพาะงานที่มีเงื่อนไขเฉพาะ เช่น ต้องมีผลงานย้อนหลัง ต้องมีหนังสือแต่งตั้งตัวแทนจำหน่าย ต้องมีมาตรฐานสินค้า หรือมีเงื่อนไขการรับประกันที่กระทบต้นทุน

อีกเรื่องที่ควรระวังคือการตีความชื่อโครงการเร็วเกินไป บางโครงการดูเหมือนตรงกับธุรกิจ แต่เมื่อเปิด TOR แล้วอาจมีรายการสินค้าที่บริษัทไม่มี หรือมีขอบเขตบริการที่เกินความสามารถ เช่น ต้องติดตั้งหลายจังหวัด ต้องมีทีม onsite ตลอดสัญญา หรือต้องส่งมอบภายในเวลาสั้นมาก รายงานจึงควรช่วยจัดลำดับ แต่การตัดสินใจต้องอยู่บนเอกสารจริง

ขั้นตอนติดตามแบบ 30 นาทีต่อวัน

นาทีที่ 1-5: อ่านสรุปรายงาน

เปิดรายงานเฉพาะโครงการที่ระบบคัดมาแล้ว ดูชื่อโครงการ หน่วยงาน งบประมาณ และสถานะ ถ้าไม่เกี่ยวข้องให้ข้ามทันที ถ้าเกี่ยวข้องให้บันทึกไว้ในรายการติดตาม

นาทีที่ 6-15: เปิดประกาศทางการ

นำรหัสโครงการไปค้นในระบบ e-GP ทางการ ตรวจชื่อประกาศ รายละเอียดเบื้องต้น และเอกสารแนบ ถ้าเป็นงานที่มีโอกาสจริงให้ดาวน์โหลดหรือส่งต่อให้คนรับผิดชอบตรวจเอกสาร

นาทีที่ 16-25: ประเมินโอกาสและความพร้อม

ให้คะแนนง่ายๆ เช่น ตรงธุรกิจหรือไม่ งบคุ้มหรือไม่ เอกสารพร้อมหรือไม่ พื้นที่ส่งมอบได้หรือไม่ และมีคู่แข่งที่น่ากังวลหรือไม่ โครงการที่ได้คะแนนสูงควรถูกติดตามก่อน

นาทีที่ 26-30: กำหนด action ถัดไป

กำหนดเจ้าของงาน วันติดตาม และขั้นตอนถัดไป เช่น โทรสอบถามหน่วยงาน เปิด TOR ให้ฝ่ายเทคนิคดู ขอราคาจาก supplier หรือเตรียมเอกสารเสนอราคา วิธีนี้ทำให้ข้อมูล e-GP กลายเป็น pipeline จริง ไม่ใช่แค่รายการประกาศที่อ่านแล้วผ่านไป

ตัวชี้วัดที่ควรเก็บทุกเดือน

• จำนวนประกาศที่ระบบคัดว่าเกี่ยวข้อง
• จำนวนประกาศที่ฝ่ายขายเปิดดูเอกสารต่อ
• จำนวนโครงการที่ติดต่อหน่วยงานหรือ supplier ต่อ
• จำนวนโครงการที่ยื่นเสนอราคาได้จริง
• มูลค่า pipeline จากงานภาครัฐในแต่ละเดือน
• คำค้นหรือหมวดงานที่สร้างโอกาสมากที่สุด

วิธีวัดผลว่า SEO และระบบมอนิเตอร์ช่วยธุรกิจจริงหรือไม่

หลังเริ่มใช้งาน ควรวัดผลเป็นรายเดือน เช่น จำนวนประกาศที่ระบบคัดมา จำนวนโครงการที่ฝ่ายขายเปิดดูต่อ จำนวนโครงการที่ติดต่อหน่วยงาน จำนวนงานที่ยื่นเสนอราคา และจำนวนงานที่กลายเป็น pipeline จริง สำหรับ SEO ควรดูใน Google Search Console ว่าหน้าเกี่ยวกับ University Procurement เริ่มมี impression จากคำค้นไทยใดบ้าง แล้วนำคำค้นเหล่านั้นกลับมาเพิ่มบทความหรือปรับหัวข้อในเว็บไซต์ต่อไป

คำถามที่พบบ่อย

จัดซื้อจัดจ้าง มหาวิทยาลัย ใช้วิธีใดบ้าง

ทั้งประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ วิธีเฉพาะเจาะจง วิธีสอบราคา และการซื้อผ่าน e-Catalog ขึ้นอยู่กับวงเงินและประเภทสินค้า งานที่มีวงเงินสูง เช่น ซื้อเครื่องมือวิจัยราคาแพง มักใช้ e-bidding ส่วนงานเล็กอาจใช้วิธีเฉพาะเจาะจงหรือสอบราคา

ธุรกิจขนาดเล็กสามารถขายให้มหาวิทยาลัยได้ไหม

ได้ มหาวิทยาลัยขนาดกลางและมหาวิทยาลัยราชมงคลมีวงเงินจัดซื้อที่เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็ก ควรเริ่มจากมหาวิทยาลัยในพื้นที่ใกล้ตัวและงบขั้นต่ำก่อน เช่น ซื้อวัสดุสำนักงาน ครุภัณฑ์การศึกษาขนาดเล็ก หรือบริการทำความสะอาด

ต้องมีหนังสือแต่งตั้งตัวแทนจำหน่ายไหม

ส่วนใหญ่ต้องมี โดยเฉพาะโครงการที่กำหนดยี่ห้อสินค้าเฉพาะ เช่น คอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ เครื่องมือวิจัย แต่บางประกาศเปิดให้เสนอสินค้าทางเลือกได้ ต้องอ่าน TOR ของแต่ละโครงการให้ครบทุกครั้ง

ช่วงใดที่มหาวิทยาลัยออกประกาศจัดซื้อมากที่สุด

ช่วงต้นปีการศึกษา (พฤษภาคม-กรกฎาคม) เพราะมหาวิทยาลัยเริ่มจัดซื้อครุภัณฑ์การศึกษาและอุปกรณ์ห้องปฏิบัติการ และช่วงต้นปีงบประมาณ (ตุลาคม-ธันวาคม) เพราะต้องเริ่มใช้งบประมาณใหม่

จะรู้ได้อย่างไรว่ามหาวิทยาลัยใดกำลังจัดซื้อสินค้าที่เราขาย

ติดตามประกาศในระบบ e-GP ทุกวัน หรือใช้ระบบมอนิเตอร์ที่คัดกรองเฉพาะโครงการที่เกี่ยวข้องกับสินค้าของคุณ แล้วส่งรายงานทางอีเมลทุกเช้าให้ทีมขายตรวจต่อได้ทันที

ควรใช้บทความนี้แทนการตรวจเอกสาร TOR ได้ไหม

ไม่ได้ บทความและระบบมอนิเตอร์ช่วยคัดกรองเบื้องต้น แต่ทีมขายยังต้องเปิดเอกสารทางการ ตรวจเงื่อนไข คุณสมบัติ ราคา และกำหนดเวลาของแต่ละโครงการก่อนตัดสินใจ

อ่านต่อเรื่องที่เกี่ยวข้อง

• จัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ 2569 หาโอกาสขายจากประกาศ e-GP อย่างไร
• จัดซื้อจัดจ้าง โรงเรียน หาโอกาสขายให้ภาคการศึกษาจาก e-GP อย่างไร
• จัดซื้อครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์ 2569 หาโอกาสขาย IT ภาครัฐจาก e-GP อย่างไร
• TOR ในระบบ e-GP คืออะไร ทำไมฝ่ายขายควรเห็นก่อนเปิดประกวดราคา
• จัดซื้อจัดจ้าง ก่อสร้าง หาโครงการงานราชการจาก e-GP อย่างไร
• e-GP คืออะไร ระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐสำคัญกับธุรกิจอย่างไร